A importância e o comprometimento da Administração para o processo de certificação e manutenção do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA)

É notório, cada vez mais, questões como exigências e competitividade dentre mercados, vemos empresas buscando estratégias inovadoras, implementando novos controles, pessoas mais proativas, responsáveis e comprometidas, certificações ou endossos de organizações internacionais, medidas de segurança, uso de tecnologia, entre outros, caso contrário essas empresas não alcançariam seus objetivos e nem mesmo sobreviveriam no atual momento de mercado.

A essas inúmeras demandas é adicionado ainda o estado de insegurança do País. Tráfico de drogas, lavagem de dinheiro, colusão, conspiração, corrupção e extorsão, estamos preparados para evitar tudo isso?

No que tange às empresas brasileiras, cujas atividades estão relacionadas ao comércio exterior, desde o ano de 2014 algumas destas estão implementando o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), que é um Sistema de Gestão e Controle voltado à segurança (security) e compliance dos processos de importação e exportação, amparado atualmente pela Instrução Normativa RFB nº 1.785, de 24 de janeiro de 2018 e suas complementares, para mitigar atividades ilícitas e minimizar o risco de que qualquer um deles possa afetar seus ativos e interesses organizacionais.

Dentro deste cenário acima descrito, é evidente que, fatores humanos - incluindo cultura, políticas, valores, código de ética etc., dentro das empresas, podem criar ou destruir a eficácia de qualquer sistema de gestão e devem ser cuidadosamente considerados no ato da implementação de tal diretriz. Também é valoroso considerar, de forma estratégica, as diferentes etapas do processo. O estabelecimento de procedimentos e controles, alinhados às diretrizes declaradas na política e nos objetivos, bem como as instruções para sua implementação e demonstração de suas realizações, de acordo com os critérios ora definidos, devem estar sustentadas e amparadas em padrões internacionais, bem como em metodologias ora conhecidas como, por exemplo, o PDCA (Plan-Do-Check-Act) ou Ciclo de Qualidade de Deming.

É importante que as empresas levem em consideração que, a implementação do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) deve ser realizada de forma criteriosa e ainda deverá demonstrar de forma coerente o cumprimento dos requisitos legais, antes mesmo de se buscar conformidade e melhoria contínua. Todos os requisitos devem ser incorporados aos processos da empresa, de forma que alcance sua aplicabilidade, independente de sua localização e distribuição geográfica, da natureza do negócio, dos riscos e das condições do ambiente em que se atua.

Destacamos os pontos acima, pois, para que os itens citados se cumpram, em qualquer sistema de gestão, é necessário inicialmente que se tenha ou se decida, em diversos aspectos, o compromisso e o comprometimento da administração. É esta que tomará a decisão de se adequar para o processo de certificação ou não, e por isto, é importante que, desde o início, faça parte desse processo. A administração deverá demonstrar liderança, compromisso, atitude, implicação e ação por meio da aplicação de uma política orientada para a prevenção de atividades ilícitas e para cumprir as diretrizes determinadas pelo Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA). Ainda esta deverá definir objetivos que sejam coerentes com sua política e dar conformidade, monitoramento e controle, e caso necessário, prover medidas corretivas para eliminar possíveis desvios.

Por meio de seus objetivos a empresa deverá atuar para minimizar seus riscos operacionais, diante da ameaça de atividades ilícitas, e estes deverão ser reavaliados pelo menos uma vez por ano e/ou quando novas ameaças e vulnerabilidades forem identificadas.

A responsabilidade por este processo de controle deverá ser atribuída ao mais alto nível da diretoria, que é a parte responsável por organizar as previsões dos recursos necessários (humanos e materiais) e pela nomeação, quando necessário, de um representante, com o nível de autoridade e responsabilidade para gerir e acompanhar de perto os objetivos, planos e controles operacionais, de tal forma que a empresa implemente, mantenha e melhore continuamente seus controles. Cabe aqui apresentar que o monitoramento e a verificação de processos e controles deste e dos demais sistemas de gestão é de responsabilidade de todos.

A empresa também deverá desenvolver e implementar canais de comunicação efetiva, que permitem a conscientização de seus colaboradores, garantindo que todos conheçam as diretrizes e o que a empresa está fazendo para manter e melhorar continuamente seu processo. Acima de tudo, a empresa deverá criar um fluxo de comunicação eficaz para enfrentar qualquer evento crítico que possa afetar sua imagem e credibilidade diante do público, órgãos governamentais, seus clientes reais e potenciais.

Apesar de atualmente não ser contemplado de forma clara pela legislação vigente no país (Brasil), é recomendado para que se revise os processos e controles em busca de melhoria contínua, pelo menos uma vez por ano. Nos estágios que envolvem o planejamento e verificação, onde a administração possui maior implicação e ação, é essencial que as tomadas de decisão sejam completas e muito bem planejadas. Lembre-se que toda responsabilidade legal, sobre qualquer ato ilícito cometido, recairá sempre sobre a administração.

Data de publicação: 25/04/2018

Autor: DANIEL GOBBI COSTA
Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos. Atua, desde 2007, em atividades de Auditoria e Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos. Professor da Devry do Brasil, unidade Metrocamp de Campinas.

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