Em que consiste um Acordo de Conformidade e Segurança?

Cadeias logísticas consistem na integração (operacional e informacional) de todas as partes relacionadas, sejam estas diretas ou indiretamente contratadas, na execução do pedido de um cliente. Ela inclui não apenas o fornecedor ou o fabricante, mas também transportadores, armazéns e outros tantos possíveis intervenientes na comercialização e entrega de uma mercadoria ou serviço.

Para um Sistema de Gestão em Controle e Segurança, um cliente, fornecedor ou interveniente vinculado na cadeia logística deverá ser considerado como um "Parceiro Comercial", e caso seja identificado algum grau de risco ou nível de criticidade deste interveniente no processo, um acordo, baseado em uma metodologia de gestão do risco determinado pela empresa, deverá ser prontamente implementado.

Nesse sentido, destaca-se que cada empresa, dentro de seu cenário operacional, deverá ter a liberdade de estabelecer seus critérios de controle e segurança para seus parceiros comerciais, permitindo assim gerar o fortalecimento de suas operações no fluxo logístico nacional e internacional, e proporcionar a mitigação dos riscos de movimentação ou contaminação por ilícitos dentro destas.

Processo de Identificação do Parceiro Comercial 

Por que estabelecer acordos de conformidade e segurança?

Cito aqui, como exemplo, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) - da Receita Federal do Brasil, que por meio de sua legislação publicada, orienta para que as empresas determinem um procedimento formal, de aplicação obrigatória, para seleção de parceiros comerciais. Nele também é apresentado que o referido procedimento deverá contemplar, previamente à seleção, uma análise de riscos relacionada com a segurança da cadeia logística.

A informação aqui declarada também determina que as empresas deverão priorizar a contratação de parceiros comerciais também certificados por este programa, e estabelece que caso não seja, que os parceiros comerciais demonstrem atendimento aos níveis de segurança, conformidade e confiabilidade exigidos pelo Programa OEA, de acordo com sua função na cadeia logística.

Com base no cenário acima apresentado, são destacadas algumas das vantagens de se trabalhar com Parceiros Comerciais já certificados OEA, visto que estes serão orientados a ter processos estruturados e a melhorar continuamente seu sistema de gestão, uma vez que deverão ser periodicamente monitorados pelo órgão certificador (Equipe OEA da Receita Federal do Brasil). Também são orientados a manter seus profissionais qualificados, e devem trabalhar, ativa e continuamente, para a mitigação de seus riscos operacionais. Já o risco de trabalhar com empresas não certificadas como Operador Econômico Autorizado (OEA) passa a ser desta maneira mais alto, por este motivo a legislação atual obriga que as empresas, que trabalham com parceiros não certificados, passem a estabelecer acordos de conformidade e segurança, descrevendo a necessidade de cumprimento dos critérios estabelecidos como resultado de uma preliminar avaliação de risco no Parceiro Comercial, e em seguida, monitorem estes (por meio de processos de auditoria, verificação e validação) de forma regular e periódica, para garantia de tais cumprimentos.

Uma orientação chave para a gestão e determinação desses Acordos de Conformidade e Segurança é a avaliação do contexto (parte inicial do processo de gerenciamento de risco) das operações em ambas as partes. Esse contexto deve ser reconhecido como totalmente distinto, por esse motivo, se sugere a realização de uma avaliação de risco individualizada, com a finalidade de estabelecimentos de controles específicos para cada parceiro comercial.

Generalidades para implementação dos Acordos de Conformidade e Segurança

a) Devem ser assinados por representantes legais (com procuração autorizada pela administração da empresa) e deverá assumir o compromisso em nome da empresa.

b) Deverá ser especificado a validade do contrato. Se não especificado, deve ser entendido que é de validade indeterminada.

c) Não é uma lista de verificação.

d) Evite generalidades e concentre-se principalmente nos aspectos operacionais.

e) Devem ser claros e concisos.

f) Se um contrato for estabelecido entre as partes, considerar o Acordo como parte integrante deste contrato.

g) Verificar anualmente que os signatários permanecem vigentes.

Generalidades sobre as verificações dos Acordos de Conformidade e Segurança

a) Não é uma visita ao parceiro comercial, nem uma lista de verificação.

b) Deverá ser realizado por profissional especializado, ou que participa dos processos operacionais.

c) Qualificar o pessoal responsável pela verificação, bem como fornecer-lhes os meios para a realização destas.

d) Preservar as evidências.

Data de publicação: 17/07/2018

Autor: DANIEL GOBBI COSTA
Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos. Atua, desde 2007, em atividades de Auditoria e Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos. Professor da Devry do Brasil, unidade Metrocamp de Campinas.

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